Durch den Vorsitzenden muss eine Niederschrift der in der Versammlung getroffenen Beschlüsse erfolgen § 24 Abs. 6 WEG. Es ist das Ziel, den Inhalt der Beschlüsse zukunftsfest zu dokumentieren. Weiterhin dient die Niederschrift der Information der Eigentümer, welche nicht an der Versammlung teilgenommen haben. Dem Verwalter obliegt es also, eine Richtigkeitsgewähr über die getroffenen Beschlüsse in der Niederschrift zu geben. Ein Ablaufprotokoll über die gesamte Versammlung ist nicht notwendig. Vielmehr kann über den gesetzlichen vorgeschriebenen Inhalt nur durch Vereinbarung entschieden werden, also durch Beschluss der Eigentümergemeinschaft. Im Übrigen steht der Inhalt der Niederschrift im Ermessen des Versammlungsleiters (OLG Hamm OLGZ 1989, 314, 315).

Der notwendige Inhalt der Niederschrift umfasst folgende Punkte:

–      Name der Eigentümergemeinschaft,

–      das Datum der Versammlung,

–      die Angaben zur Beschlussfähigkeit der Versammlung,

–      Angaben zu Veränderungen, insbesondere der Beschlussfähigkeit, in der Versammlung,

–      der Wortlaut der Beschlussanträge der Tagesordnung,

–      das Beschlussergebnis.

Eine einseitige oder verzerrte Darstellung ist in der Niederschrift untersagt (LG Hamburg BeckRS 2011, 1205). Für einzelne Wortbeiträge in der Versammlung besteht kein Anspruch auf Aufnahme in die Niederschrift (BayObLG BeckRS 2003, 30334866. Vielmehr sollte der Versammlungsleiter darauf achten, dass die Niederschrift mit dem gesetzlich geforderten Inhalt ein Ergebnisprotokoll ist und kein „Erlebnisprotokoll“.

02.10.2021

Der Zensus 2022 ist eine registergestützte Bevölkerungszählung in Deutschland. Diese wird kombiniert mit einer Gebäude- und Wohnungszählung. Die EU-Zensusrunde findet seit 2011 alle 10 Jahre statt. Der Zensus 2021 wurde auf grund der Corona-Pandemie auf 2022 verschoben. Der neue Zensusstichtag ist der 15. Mai 2022.

Gemäß § 10 Zensusgesetz werden folgende Merkmale zum Stichtag 15. Mai 2022erhoben:

 Erhebungsmerkmale für Gebäude mit Wohnraum und bewohnte Unterkünfte:

Gemeinde, Postleitzahl und amtlicher Gemeindeschlüssel, Art des Gebäudes, Eigentumsverhältnisse, Gebäudetyp, Baujahr, Heizungsart und Energieträger, Zahl der Wohnungen,

Erhebungsmerkmale für Wohnungen:

Art der Nutzung, Leerstandsgründe, Leerstandsdauer, Fläche der Wohnung, Zahl der Räume, Nettokaltmiete,

Hilfsmerkmale sind:

Familienname, frühere Namen, Vornamen und Anschrift der Auskunftspflichtigen,Kontaktdaten der Auskunftspflichtigen oder einer anderen Person, die für Rückfragen zur Verfügung steht, Namen und Vornamen von bis zu zwei Personen, die die Wohnung nutzen, Zahl der Personen, die in der Wohnung wohnen, Straße, Hausnummer und Anschriftenzusätze der Wohnung.

Neben den Eigentümern sind auch die Verwalter zur Auskunft verpflichtet. Dabei besteht keine Rücksichtspflicht darauf, ob es sich um Alleineigentum oder um gemeinschaftliches verwaltetes Eigentum handelt. Wenn der Verwalter die oben genannten Angaben nicht vollständig erfassen kann, muss er die Kontaktdaten der Eigentümer zu übermitteln. Dann werden die betroffenen Eigentümer persönlich zur Datenlieferung in der Haupterhebung herangezogen. Der WEG-Verwalter kann, über die Eigentümerliste hinaus nur Auskünfte erteilen, wenn ihn die Eigentümer dazu ermächtigt und mit vollständigen Informationen ausgestattet haben. Die Ermächtigung und Informationsweitergabe erfolgt daher nur auf Einzelbasis der Eigentümer. Ein Mehrheitsbeschluss, der nicht zustimmende Eigentümer zur Beauftragung des WEG-Verwalters – ggf. auch noch gegen Zusatzvergütung – verpflichtet, überschreitet die Beschlusskompetenz und wäre nichtig. Im Innenverhältnis dagegen muss der Verwalter den Eigentümern die notwendigen Daten zur Verfügung stellen. Weiterhin muss der Verwalter, wenn er Daten weitergibt, die Eigentümer darüber informieren, auch wenn Inhalt der Weitergabe lediglich die Eigentümerliste ist. Die Datenherausgabe erfolgt aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung gemäß Art. 6 e DSGVO. Die Informationspflicht der Eigentümer besteht, weil die verwaltungsrechtliche Datenerhebung ursprünglich nicht zum Zweck der Erfüllung der Zensus-Pflichten erfolgte, Art. 13 DSGVO.

15.09.2021

Aus dem § 23 Abs. 1 WEG ergibt sich nicht die Möglichkeit eine rein virtuelle Versammlung abzuhalten. Nur durch vorherige Beschlussfassung kann eine virtuelle Teilnahme der Eigentümer erfolgen – neben der Präsenzveranstaltung. Damit wird den Eigentümern eröffnet bei Abwesenheit die Ausübung Ihres Teilnahmerechts wahrzunehmen. Die notwendige Beschlussfassung durch die Versammlung muss vor der ersten Versammlung mit virtueller Teilnahme erfolgen. Auch der Art und der Umfang der Teilnahme sollten festgelegt werden. Eine der Hauptfragen ist dabei, welche Rechte der Teilnehmer zugewiesen bekommt und welche technischen Kommunikationsmittel zugelassen sind. Weiterhin muss auf die Datenschutzrichtlinien geachtet werden, da es sich um eine nichtöffentliche Versammlung handelt. Die Identifizierung der Teilnehmer muss gewährleistet sein.

Durch ein Videokonferenzsystem lassen sich die oben genannten Punkte bei aktiver Videoübertragung leicht handhaben. Eine reine Audio-Version (auch durch Ausschalten der Kamera) ist nicht zu bevorzugen, da es durch die Audioversion keine Personenidentität gesichert ist. Durch ein Videokonferenzprogramm oder Online-Videokonferenzprogramm kann der virtuelle Teil der Versammlung gewährleistet werden. Zu empfehlen ist jedoch die Verwendung spezialisierter Software, entweder als Online- oder als PC-Version. Programme mit spezialisierter Abstimmungssoftware, automatischer Erstellung der Niederschrift bieten sich insbesondere dafür an. Auch hinsichtlich DSG-VO-Konformität stellen bereits die meisten Anbieter eine Anwendung zur Verfügung, welche rechtssicher ist. Die Einhaltung der rechtlichen Bestimmungen muss zwingend gegeben sein. Hinsichtlich der Abstimmungsmöglichkeiten erleichtern Spezialvideokonferenzprogramme den Ablauf, z.B. können Sie auch einen Stammdatenzugriff auf die Daten aus dem Hausverwaltungsprogramm (ERP-Lösung) kombinieren. Vorzugswürdig sind hier deutsche Unternehmen mit Servern in Europa (EU).

Der geforderte Beschluss der Eigentümer sollte so minimal wie möglich gehalten werden, da detaillierte Bestimmungen zu rechtlichen Einzelfragen führen und damit ggfs. zu Beschlussanfechtungen. Wenn nicht jedes Detail bereits durch die Gemeinschaft bestimmt ist, eröffnet es dem Verwalter die Möglichkeit bei Unklarheiten oder Übertragungsfehlern angemessen zu reagieren.

Eine Spezialsoftware mit integriertem Abstimmungstool ermöglicht die digitale Weiterentwicklung der WEG-Versammlung. Letztendlich muss es auch im Zuge der Digitalisierung eines Tages möglich werden, dass nicht mehr Hybrid-Veranstaltungen die einzige Möglichkeit sind, sondern auch die Wohnungseigentümergemeinschaft auf rein virtuelle Versammlungen zurückgreifen kann. Dann würde das starre Gerüst der bekannten WEG-Versammlung aufgebrochen und den Eigentümern ermöglicht schneller, flexibler und mit weniger Zeitaufwand ihre Entscheidungen i.S. der Eigentümergemeinschaft zu treffen.

07.09.2021